Mit den Zugriffsrechten und Benutzergruppen in Win-CASA legen Sie fest, welche Mitarbeiter oder Verwalter auf welche Programmbereiche zugreifen dürfen. Dadurch stellen Sie sicher, dass jeder Benutzer nur die Funktionen nutzen kann, die für seinen Aufgabenbereich vorgesehen sind. Dieser Artikel zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Benutzergruppen anlegen, Rechte vergeben und Mitarbeitern zuordnen.
INHALTSVERZEICHNIS
Zugriffsrechte und Benutzergruppen einrichten
Warum sind Benutzergruppen wichtig?
Benutzergruppen ermöglichen eine klare Strukturierung von Zuständigkeiten innerhalb Ihrer Verwaltung. Sie können beispielsweise technischen Mitarbeitern den Zugriff auf die Buchhaltung verwehren oder bestimmten Mitarbeitern den Zugang zur Datensicherung sperren. Dadurch erhöhen Sie die Datensicherheit und vermeiden Fehlbedienungen.
Voraussetzung für die Einrichtung ist, dass mindestens ein Administrator mit entsprechender Berechtigung vorhanden ist.
Schritt 1: Benutzergruppe anlegen
Bevor Sie Rechte vergeben können, öffnen Sie zunächst die Verwalterstammdaten. Der Weg dorthin unterscheidet sich je nach eingesetztem Modul:
Wenn Sie mit dem CRM-Modul arbeiten:
Navigieren Sie zu Stammdaten → Verwaltung und öffnen Sie die Verwalterstammdaten. Hier können Sie Ihre Mitarbeiter verwalten und die Funktion „Zugriffsrechte und Benutzergruppen“ aufrufen.
Wenn Sie ohne CRM-Modul arbeiten:
Da keine Mitarbeiterverwaltung über das CRM erfolgt, muss für jede Person ein eigener Verwalter angelegt werden. Navigieren Sie ebenfalls zu Stammdaten → Verwaltung und öffnen Sie die Verwalterstammdaten. Hier legen Sie pro Mitarbeiter einen Verwalter an, dem später eine Benutzergruppe zugeordnet wird. Öffnen Sie anschließend die Funktion „Zugriffsrechte und Benutzergruppen“.
Klicken Sie auf „Neu“ und vergeben Sie einen eindeutigen Namen für die Benutzergruppe (z. B. Buchhaltung, Technik, Empfang).
Schritt 2: Rechte für die Benutzergruppe festlegen
Nach dem Anlegen der Benutzergruppe sehen Sie eine Übersicht aller verfügbaren Programmbereiche. Setzen Sie bei den gewünschten Bereichen einen Haken, um den Zugriff zu erlauben. Entfernen Sie den Haken, um den Zugriff zu verweigern. Bereiche ohne gesetzten Haken können vom Mitarbeiter später nicht geöffnet oder bearbeitet werden. Speichern Sie die Einstellungen nach der Rechtevergabe.
Schritt 3: Benutzergruppe einem Mitarbeiter zuordnen
Damit die Rechte wirksam werden, muss die Benutzergruppe einem Mitarbeiter oder Verwalter zugeordnet werden. Öffnen Sie dazu in den Verwalterstammdaten den entsprechenden Mitarbeiter. Klicken Sie auf „Mitarbeiter bearbeiten“. Wechseln Sie in das Register „Zugriffsrechte & Benutzergruppe“. Wählen Sie dort die gewünschte Benutzergruppe aus (z. B. Buchhaltung) und speichern Sie die Änderung.
Schritt 4: Rechte prüfen nach Anmeldung
Nach der nächsten Anmeldung des Mitarbeiters gelten die neuen Einstellungen automatisch. Nur die freigegebenen Bereiche sind sichtbar und auswählbar. Gesperrte Bereiche werden ausgeblendet oder können nicht geöffnet werden.
Beispiel: Wurde die Datensicherung nicht freigegeben, kann der Mitarbeiter diese Funktion nicht ausführen.
Hinweis für Kunden älterer Win-CASA-Versionen
Nach einem Import aus einer früheren Version von Win-CASA wird bei allen Mitarbeitern automatisch die Benutzergruppe „Administrator“ hinterlegt. Wenn Sie individuelle Rechte vergeben möchten, müssen Sie:
- Neue Benutzergruppen anlegen
- Die gewünschten Rechte definieren
- Die Benutzergruppe beim jeweiligen Mitarbeiter ändern
Erst danach greifen die individuellen Einschränkungen.
Fazit
Mit der Funktion „Zugriffsrechte und Benutzergruppen“ in Win-CASA steuern Sie gezielt, welche Mitarbeiter auf welche Programmbereiche zugreifen dürfen. Durch die strukturierte Vergabe von Rechten erhöhen Sie die Sicherheit, schaffen klare Zuständigkeiten und vermeiden Fehlbedienungen. Eine sorgfältige Einrichtung der Benutzergruppen sorgt somit für einen reibungslosen und kontrollierten Arbeitsablauf innerhalb Ihrer Verwaltung.
