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Wie nutzen Verwalter das Online-Portal effektiv? Webinar "Effektives Prozessmanagement für Immobilienverwalter mit dem CRM Modul und dem Online-Portal von Win-CASA" mit Dozent Thomas Krieg auf YouTube
Welche Vorteile bietet das Portal zum Veröffentlichen von Dokumenten, Terminen und Nachrichten für Mieter und Eigentümer in einem geschützten Bereich im Internet?
- Sie stellen den Eigentümern und Bewohnern im Internet wichtige Neuigkeiten und Dokumente rund um die Uhr zur Verfügung
- Weniger telefonische Nachfragen, weil sich Eigentümer und Bewohner auch im Internet informieren können
- Kosten und Zeit sparen, da der aufwändige Versand von Dokumenten, Formularen oder Informationen an Eigentümer oder Bewohner entfällt
- Alle Daten aus einer Quelle, keine Aufwändige Synchronisation mit Lösungen von Fremdanbietern erforderlich
Im speziell eingerichteten Administrationsbereich für Verwalter können Sie wichtige Termine und Mitteilungen pro Objekt oder objektübergreifend veröffentlichen. Hier können Sie auch Ihr Firmenlogo hochladen, die Mitarbeiter der Verwaltung mit Foto anlegen, ein Foto pro Objekt hochladen und anklicken, welche Formulare (z.B. Schadensmeldung, Schlüsselbestellung) zur Verfügung gestellt werden sollen. Siehe “1. Portal aus Sicht des Hausverwalters“.
Mit der Portalanwendung von Win-CASA übertragen Sie die jeweils aktuellsten Objektdaten und dazugehörige Adressen. Damit erstellen und sperren Sie per Mausklick Zugänge für die Mieter und Eigentümer. Die freigegebenen Dokumente im Dokumenten- und Nachweismanagement von Win- CASA können hier ebenso zur Ansicht für alle oder individuelle Mieter/Eigentümer hochgeladen werden. Siehe "2. Portalanwendung von Win-CASA“.
Wie die Bewohner oder Eigentümer die für sie hinterlegten Daten im Portal sehen, erfahren Sie in "3. Portal aus Sicht der Bewohner/Eigentümer“.
INHALTSVERZEICHNIS
- 1. Portal aus Sicht des Hausverwalters
- 2. Portalanwendung von Win-CASA
- 3. Portal aus Sicht der Bewohner / Eigentümer
1. Portal aus Sicht des Hausverwalters
Anmeldung:
Nachdem Sie Ihre E-Mail mit den Zugangsdaten von uns erhalten haben, können Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und dem selbst vergebenen Passwort unter www.meineverwaltung24.de anmelden.
Objektverwaltung:
Wichtiger Hinweis: Laden Sie zuerst Objekte aus Win-CASA mit der lokalen Portalanwendung hoch. Siehe „2. Portalanwendung von Win-CASA“.
Nach der erfolgreichen Anmeldung, befinden Sie sich nun in dem Register ,,Objektverwaltung‘‘ des Portals. Hier haben Sie die Möglichkeit, objektübergreifende Mitteilungen und Termine anzulegen. Für jeden Eigentümer oder Bewohner mit einem Zugang zu dem Portal, sind diese Mitteilungen und Termine sofort nach dem Login auf Ihrer Pinnwand ersichtlich.
Das Software24-Logo in den Bildschirmfotos ist nur ein Platzhalter und wird durch das Logo Ihrer Hausverwaltung ersetzt, sobald Sie dieses hochladen.
Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit, Mitteilungen und Termine nur für ein einzelnes Objekt zur Verfügung zu stellen. Hierzu klicken Sie auf das ,,Drop-Down-Menü‘‘ neben Objektverwaltung und wählen anschließend das gewünschte Objekt aus. Falls Sie eine große Anzahl von Objekten in Ihrem Portal verwalten, können Sie in dem freien Feld mit dem Lupensymbol schnell und einfach das gewünschte Objekt suchen und auswählen.
Hier können Sie nun zusätzlich ein Bild des Objekts hochladen. Dieses Bild wird den Bewohnern/Eigentümern unter deren Zugang auch angezeigt.
Mitarbeiterverwaltung:
In dem Register ,,Mitarbeiterverwaltung‘‘ haben Sie die Möglichkeit sich selbst und Ihre Mitarbeiter anzulegen. Hierfür klicken Sie in der Menüleiste auf das Plus-Symbol (+) und es öffnet sich die Maske zur Anlage eines neuen Mitarbeiters. Geben Sie hier nun alle benötigten Informationen an und bestätigen Sie dies anschließend mit einem Klick auf
,,Übernehmen‘‘. Optional können Sie ein Foto des entsprechenden Mitarbeiters hochladen. Um ein Foto hochzuladen, klicken Sie auf das Symbol in der Spalte ,,Foto‘‘ und Sie können nun über den Explorer das gewünschte Bild auswählen und hochladen.
Nach der Anlage können die Mitarbeiterdaten natürlich jederzeit bearbeitet oder gelöscht werden. Neben jedem angelegten Mitarbeiter finden Sie die entsprechenden Schalter hierfür.
Einstellungen:
Um in die Einstellungen zu gelangen, klicken Sie in der Menüleiste auf das Zahnrad-Symbol. Hier können Sie die Nutzerdaten und Ihr Passwort ändern, diverse Formulare zur Verfügung stellen und Ihr Logo für das Portal hochladen.
Mit einem Klick auf eines der Register, öffnet sich dieses und Sie können die gewünschten Einstellungen vornehmen.
Unter dem Register ,,Formulare verwalten‘‘ finden Sie Klickfelder für die Formularvorlagen. Wenn Sie das Klickfeld aktivieren (es wird ein Haken in das Feld gesetzt), stehen den Bewohnern/Eigentümern die entsprechenden Formulare in deren Portalzugängen zur Verfügung. Diese können anschließend unter dem Register ,,Anfragen‘‘ direkt von den Bewohnern/Eigentümern ausgefüllt werden.
Abmeldung:
Sie werden in dem Portal nicht automatisch abgemeldet. Nach einer längeren Zeit ohne Interaktion erfolgt ein automatischer Logout. Bitte denken Sie daran sich abzumelden oder Ihren Rechner zu sperren damit das Portal vor unbefugtem Zugriff geschützt ist. Ein Klick auf das letzte Symbol (rechte Seite) in der Menüleiste genügt und Sie sind sofort abgemeldet und befinden sich wieder bei der Anmeldung
2. Portalanwendung von Win-CASA
Nachdem Sie Ihre E-Mail mit den Zugangsdaten (Benutzername und einem Link, wo Sie Ihr Passwort vergeben können) von uns erhalten haben, klicken Sie auf den Link:
Vervollständigen Sie die Anmeldung indem Sie das Passwort zweimal bestätigen.
Nachdem Sie das Passwort bestätigt haben, können Sie Win-CASA öffnen.
Über folgenden, rot markierten Schalter im Screenshot, öffnen Sie die Anmeldemaske für die Portalanwendung:
Geben Sie Ihren Benutzernamen (E-Mail Adresse) und Ihr Passwort ein und bestätigen Sie mit dem Schalter „Login“.
Die Portalanwendung ist in mehrere Register aufgeteilt.
Register „Objekte und Adressen“
Schalter „Objekt hinzufügen“:
Fügt ein gewünschtes Objekt aus der Liste hinzu.
Das Objekt muss mittels linker Maustaste markiert werden. Mehrere Objekte können mit Strg-Mausklick markiert werden. Über den Schalter „Auswählen“ erscheint das Objekt bzw. die ausgewählten Objekte in der Lise und sind bereit zum Übertragen in das Portal.
Schalter: „Objekt zum Entfernen markieren“:
Markiert ein zu entfernendes Objekt in der Liste.
Schalter: „Entfernen Markierung rückgängig“:
Zu entfernendes Objekt wird wieder aktiviert.
Hinweis: Das Objekt wird zunächst nur zum Entfernen markiert aber noch nicht aus dem Portal entfernt.
Beschreibung der Symbole (Status):
 | Hinzugefügtes- aber noch nicht übertragenes Objekt |
 | Zu entfernendes Objekt |
 | Übertragenes Objekt (aktuell im Portal vorhanden) |
Schalter „Portal aktualisieren“:
Die Objekte mit dem Symbol „+“ werden auf das Portal übertragen, die mit dem „-„ Symbol aus dem Portal gelöscht, falls Sie z.B. das Objekt nicht mehr verwalten.
Wichtiger Hinweis: Wenn Sie ein Objekt im Portal löschen, werden auch alle Zugänge der dazugehörigen Mieter und Eigentümer gesperrt. Alle Dokumente, Nachrichten und Termine für dieses Objekt werden auch gelöscht.
Schalter „Adresse hinzufügen“:
Fügt wahlweise für ein bestimmtes Objekten oder für alle Objekte eine Adresse hinzu, die auf dem Portal zur Anzeige unter „Wichtige Kontakte“ erscheint. Fügen Sie hier auch die Adresse und Kontaktperson der Hausverwaltung hinzu, den Hausmeister, die Beiräte und Handwerker. Mieter oder Eigentümer sehen diese Adressen unter „Kontakte“ auf der Pinnwand.
Schalter „Adresse entfernen“:
Entfernt eine ausgewählte Adresse bei einem- oder allen Objekten.
Wichtiger Hinweis: Adressen werden sofort im Portal hinzugefügt oder entfernt.
Register „Dokumente“
Schalter „Übertragen“:
Alle zur Übertragung auf das Portal freigegebenen Dokumente (Häkchen "Das Dokument im Internet veröffentlichen" in den Nachweisdaten ist angeklickt) werden in der Liste angezeigt. Zum entfernen ausgewählte Dokumente werden aus der Liste entfernt, siehe Beschreibung Schalter „Dokument entfernen“.
Tutorial: Dokumente für die Veröffentlichung auf dem Serviceportal freigeben:
Hierzu öffnen Sie in Win-CASA das Dokumenten- und Nachweismanagement.
Wählen Sie auf der linken Seite einen Ordner, indem Sie bereits Dokumente hinzugefügt/gespeichert haben aus und klicken das gewünschte Dokument mit Doppelklick an.
In dem folgenden Fenster haben Sie die Möglichkeit, das Dokument für die Veröffentlichung im Internet-Portal freizugeben.
Hier müssen Sie speziell darauf achten, ob Sie das Dokument einem bestimmten Bewohner/Eigentümer zur Verfügung stellen möchten oder allen (Stichwort Datenschutz).
Enthält das Dokument Informationen für alle Bewohner, z.B. eine Hausordnung, geben Sie es für das gesamte Objekt frei. Alle Bewohner mit Portalzugang sehen es. Ist das Dokument für einen bestimmten Bewohner oder Eigentümer bestimmt, wählen Sie diesen hier aus. Es ist somit sichergestellt, dass nur der ausgewählte Bewohner oder Eigentümer das Dokument im Portal sieht. Dokumente werden im Portal in Kategorien gruppiert. Das dient der besseren Übersicht. Wählen Sie hier auch den Namen der Kategorie aus.
Nicht nur im Dokumenten/Nachweismanagement lassen sich Dokumente zur Übertragung auf das Serviceportal übertragen.
Auch bei Abrechnungen/Wirtschaftsplänen lassen sich die Dokumente per Klick zur Übertragung bereitstellen.
Hierzu gehen Sie bei der gewünschten Abrechnung oder dem Wirtschaftsplan bis kurz vor die Dokumentenvorschau.
Wählen Sie einen Ordner indem Sie den Nachweis speichern möchten und setzen anschließend den Haken bei „Im Internet-Portal veröffentlichen“.
Über den Schalter „Nachweise erstellen“ werden die Dokumente in dem Nachweismanagement gespeichert und gleichzeitig für den Upload auf das Serviceportal freigegeben.
Über den zu Beginn erwähnten Schalter „Übertragen“ werden die Dokumente auf dem Serviceportal veröffentlicht.
Schalter „Neu hochladen oder entfernen, Alle“:
Neu hochladen, entfernen: Es werden nur Dokumente angezeigt die über den Status „Neu hochladen, entfernen“ verfügen.
Alle: Es werden alle Dokumente angezeigt.
Schalter „Sortiert“:
Die Spalten werden nach der eingestellten Option zuerst nach Status, Objekt und Kategorie sortiert.
Weitere Auswahlmöglichkeiten haben Sie in dem Dropdownmenü.
Klickfeld „Gruppieren“:
Die Objekte werden in der Liste nacheinander sortiert.
Schalter „Dokument entfernen“:
Das markierte Dokument in der Liste wird für die Löschung markiert.
Schalter „entf. Rückgängig“:
Bei dem markierten Dokument wird der Status „Dokument entfernen“ aufgehoben.
Schalter „Vorschau“:
Das markierte Dokument wird in der Vorschau geöffnet.
Klickfeld „Autovorschau“:
Neben dem markierten Objekt wird die Autovorschau angezeigt.
Schalter „Vergrößern/Verkleinern“:
Bild in der Autovorschau wird vergrößert oder verkleinert.
Schalter „Im Explorer“:
Markierte Datei wird im Windows-Datei-Explorer angezeigt.
Klickfeld „Automatisch nach Übertragung“:
Bewohner/Eigentümer werden automatisch per E-Mail informiert, wenn ein neues Dokument übertragen wurde.
Register „Zugangsdaten verwalten“
Dropdownmenü „Status“:
Kein Zugang: Es werden nur Bewohner/Eigentümer angezeigt die keinen Zugang erhalten haben.
Zugang: Es werden nur Bewohner/Eigentümer mit Zugang angezeigt.
Schalter "Markiere":
Alle: Markiert alle Bewohner/Eigentümer in der Liste.
Keine: Die Markierung der Bewohner/Eigentümer wird aufgehoben.
Schalter "Zugang erlauben":
Der/Die markierte(n) Bewohner/Eigentümer erhalten einen Zugang für das Serviceportal. Es wird automatisch eine E-Mail mit Zugangsdaten an die Bewohner/Eigentümer gesendet.
Schalter "Zugang sperren":
Der Zugang für den oder die markierten Bewohner/Eigentümer wird gesperrt. Die Bewohner/Eigentümer werden automatisch per E-Mail informiert, dass Sie keinen Zugang mehr zum Portal haben.
Dropdownmenü Objekt:
Bei der Auswahl „alle“ werden die Bewohner/Eigentümer von allen Objekten angezeigt.
Wenn Sie ein bestimmtes Objekt auswählen, werden nur die Bewohner/Eigentümer des ausgewählten Objektes angezeigt.
Bei der Auswahl „alle“ und Miet- und WEG Objekten haben Sie zusätzlich noch die Möglichkeit die Ansicht auf nur Bewohner oder nur Eigentümer zu beschränken.
Register „meineVerwaltung24.de"
Schalter meineverwaltung24.de im Browser starten:
Öffnet die Browseranwendung des Serviceportals.
Register „Hilfe“
Schalter Objekte im Portal:
Eine Liste mit den vorhandenen Objekten im Portal wird angezeigt. Es werden praktisch alle Objektdaten aus dem Portal heruntergeladen. Dabei werden die Objekte im Portal mit der Win-CASA Datenbank verglichen. Falls Sie in Win-CASA eine ältere Datensicherung wiederhergestellt haben, wo Objekte noch nicht als „Im Portal“ markiert sind aber bereits im Portal vorhanden sind, kann diese ältere Win-CASA Datenbank synchronisiert werden, so dass der Status der Objekte im Portal und in der lokalen Datenbank wieder übereinstimmt.
Schalter Adressen im Portal:
Eine Liste mit den tatsächlich vorhandenen Adressen im Portal wird angezeigt. Auch hier wird wie bei den Objekten der Status mit der lokalen Datenbank abgeglichen. Falls eine frühere Datensicherung wiederhergestellt wurde und dadurch der lokale Status nicht mit dem Status im Portal übereinstimmt.
Schalter Nachweisdokumente im Portal:
Eine Liste mit den tatsächlich vorhandenen Nachweisdokumenten im Portal wird angezeigt. Auch hier wird wie bei den Objekten der Status mit der lokalen Datenbank abgeglichen. Falls eine frühere Datensicherung wiederhergestellt wurde und dadurch der lokale Status nicht mit dem Status im Portal übereinstimmt.
Schalter Zugänge im Portal:
Eine Liste aller Bewohner/Eigentümer die aktuell Zugang zum Portal haben. Auch hier wird wie bei den Objekten der Status mit der lokalen Datenbank abgeglichen. Falls eine frühere Datensicherung wiederhergestellt wurde und dadurch der lokale Status nicht mit dem Status im Portal übereinstimmt.
3. Portal aus Sicht der Bewohner / Eigentümer
Unter „2. Portalanwendung von Win-CASA“ haben Sie Zugangsdaten für Bewohner & Eigentümer vergeben. Diese rufen www.meineVerwaltung24.de auf und loggen sich mit den Zugangsdaten ein. In der „Pinnwand“ werden alle Informationen angezeigt, welche Sie als Verwalter zuvor entweder im Verwalter-Login (siehe 1.) oder mit der Portalanwendung (siehe 2.) hinterlegt haben:
Bei „Mitteilungen“ können die Bewohner & Eigentümer aktuelle Mitteilungen einsehen, welche die Mitarbeiter der Hausverwaltung zuvor pro Objekt oder objektübergreifend anlegen können.
Unter „Kontakte“ sehen die Bewohner & Eigentümer wichtige Kontakte des Objektes. Diese wurden zuvor in der Portal-Anwendung manuell als Adresse durch den Verwalter hinzugefügt.
In „Termine“ werden alle Termine zu dem Objekt oder objektübergreifend angezeigt, welche von einem Mitarbeiter der Hausverwaltung eingetragen wurden.
Im Menüpunkt „Dokumente“ können die Bewohner & Eigentümer alle Dokumente einsehen, welche Sie als Verwalter zur Verfügung stellen wie z. B. die Nebenkosten- Abrechnung, die Hausordnung, eine Einladung zur WEG-Versammlung oder eine Datenschutz-Verordnung. Die Dokumente werden im Dokumenten- und Nachweismanagement von Win-CASA freigegeben.
Im Menüpunkt „Anfragen“ können die Bewohner & Eigentümer Ihnen als Verwalter Nachrichten wie z. B. Adressänderungen, Allgemeine Informationen, Schadensmeldungen oder Schlüsselbestellungen übermitteln. Den Inhalt dieser Meldung erhalten Sie per E-Mail auf das beim Verwalter hinterlegte E-Mail Konto. Anhänge (z.B. Fotos von Schäden bei einer Schadensmeldung) können mit übertragen werden.
Über das Einstellungs-Symbol kann der Bewohner & Eigentümer sein Passwort abändern:
