In diesem Beitrag möchte ich Ihnen erläutern wann eine Sonderumlage zu tragen kommt und wie diese in Win- CASA erfasst werden kann.
Eine Sonderumlage wird dann erforderlich, wenn die im Wirtschaftsplan beschlossenen Vorauszahlungen nicht für die Deckung der tatsächlichen Kosten ausreichen (z.B. für größere Sanierungen).
Sofern ein einfacher Beschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft für die Finanzierung der Maßnahme vorliegt können Sie die nachfolgenden Schritte durchführen.
Die Erfassung der Sonderumlage erfolgt in der Verwaltung im Unterregister „WEG“.
Hier kann der Betrag, der Buchungstext, das Fälligkeitsdatum, sowie der Umlageschlüssel und eine Rundungsoption ausgewählt werden.
Eine Prüfung der Anteile der Eigentümer an der Sonderumlage kann über den Schalter „Liste drucken“ vorgenommen werden. Anschließend wird die Maßnahme über den Schalter „Sonderumlage sollstellen“ ins Soll gestellt.
Das Rundschreiben an die Eigentümer wird über das eigens dafür vorgesehene Register „Rundschreiben an Eigentümer“, welches sich rechterhand des Registers „Sonderumlage“ befindet erstellt.
Sollte bei Ihnen der Fall eintreten, dass die Sonderumlage im Abrechnungszeitraum bereits sollgestellt und verbucht wurde, die Maßnahme für welche die Sonderumlage beschlossen wurde aber erst im Folgejahr noch andauert, würde in der Abrechnung die Sonderumlage als Guthaben wieder ausbezahlt werden, da sich der Wert der Sonderumlage mit dem der im Abrechnungszeitraum gebuchten Ausgabe für die Maßnahme nicht aufhebt. Gerne würde ich Ihnen diesen Fall anhand eines Beispiels detaillierter schildern.
Im Jahr 2017 wurde eine Sonderumlage für eine Dachsanierung in Höhe von 10.000 € beschlossen, aber nur 3.000 € an Kosten verbucht.
Da die Sonderumlage in der Hausgeldabrechnung als Einnahme gewertet wird, würden somit 7.000 € an die Eigentümer als Guthaben ausbezahlt werden.
Um Dies zu vermeiden müssten Sie sich im Reiter “Konten“ ein Ausgabekonto anlegen, welchem Sie den für die Verteilung der Sonderumlage vorgesehenen Umlageschlüssel zuordnen.
Anschließend müsste der Betrag, der im Folgejahr noch an Sonderumlage zu Verfügung stehen soll in diesem Beispiel 7.000 € gegen ein passives Bestandskonto gebucht werden.
Falls die Kosten für die Maßnahme zu gering angesetzt wurden und die Differenz zwischen den gebuchten
Ausgaben und der bezahlten Sonderumlage
an die Eigentümer ausbezahlt werden soll können Sie folgendes Fenster verwenden:
Gehen Sie hier unter „Festbeträge abrechnen“ auf den Schalter „Sonderumlage“, wählen das Klickfeld „Im Abrechnungszeitraum soll ein anderer Betrag abgerechnet werden“.
Mit der Version Win-CASA 2022 haben Sie hier nun auch die Möglichkeit eine Sonderumlage unterschiedlich verteilen zu lassen. In der Abrechnung wird jedoch nach wie vor der Gesamtanteil und der Teilanteil des Eigentümers (dieser wird nach den jeweiligen Umlageschlüsseln berechnet) ausgewiesen.
Spezielle Buchung von Drittzahler-Zahlungen bei Sonderumlagen
Wenn eine Sonderumlage nicht direkt vom Eigentümer, sondern von einem Dritten, zum Beispiel einer Versicherung, bezahlt wird, sollte die Buchung so erfolgen, dass sowohl die offene Sollstellung des Eigentümers als auch die verwendeten Konten korrekt abgestimmt werden.
Gehen Sie dabei bitte wie folgt vor:
- Erfassen Sie die Sonderumlage zunächst wie gewohnt für den betreffenden Eigentümer unter “Verwaltung” - “WEG”
- Bei einem Zahlungseingang mit einem Drittzahler, verwenden Sie bitte das Banking-Modul, um den Zahlungseingang zu erfassen.
- Verbuchen Sie die Zahlung zunächst auf einem Durchlaufkonto oder einem passenden Ausgabekonto, da es sich um eine Zwischenzahlung handelt.
- Prüfen Sie anschließend, ob zusätzlich eine weitere Buchung erforderlich ist, damit auch das verwendete Zwischen- oder Gegenkonto korrekt ausgeglichen wird.
- Anschließend gleichen Sie in einem separaten Buchungsschritt das Eigentümerkonto aus, indem Sie die Zahlung auf das Forderungskonto des Eigentümers verbuchen, so dass die offene Sollstellung ausgeglichen wird.
- Um das Durchlaufkonto oder das Ausgabekonto auszugleichen, erstellen Sie eine Gegenbuchung, die das Konto wieder ausgleicht (zum Beispiel über manuelle Belegbuchungen).
Bitte beachten Sie, dass die konkrete Buchungsweise von der verwendeten Konteneinrichtung und dem gewünschten Ausweis in der Abrechnung abhängt.
Tipp: Prüfen Sie nach erfolgter Buchung die Saldenlisten und Eigentümerkonten, um sicherzustellen, dass sowohl die Eigentümerforderungen als auch die Durchlaufkonten ordnungsgemäß ausgeglichen sind. Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass Zahlungen von Dritten ordnungsgemäß verbucht werden, die Eigentümer-Sollstellungen korrekt ausgeglichen sind und keine offenen Posten auf den Durchlaufkonten verbleiben.
