Einleitung

Bevor ein DATEV-Export durchgeführt werden kann, müssen grundlegende Einstellungen vorgenommen und Konten korrekt zugeordnet werden. Eine sorgfältige Einrichtung stellt sicher, dass die Übergabe an den Steuerberater reibungslos funktioniert.

INHALTSVERZEICHNIS

• Grundeinstellungen vornehmen
  • DATEV-Kontenrahmen auswählen
  • Sachkontennummernlänge festlegen
  • Besonderheiten bei Debitoren und Kreditoren
• DATEV-Konten im Kontenrahmen zuordnen
  • Umsatzsteuer korrekt exportieren
  • Wichtiger Hinweis zu Bankkonten
  • Besonderheiten bei Einnahmen
    • Variante 1: Nur Zahlungseingänge exportieren
    • Variante 2: Zusätzlich Sollstellungen exportieren
  • Kontrollliste erstellen
• DATEV-Mandanten anlegen
• DATEV-Export durchführen
• Optional: DATEV-Buchungsstapel einlesen
  • Voraussetzungen
• Schritt-für-Schritt-Anleitung Import
• CSV-Datei über das Lupen-Symbol auswählen
• Fazit

Grundeinstellungen vornehmen

Öffnen Sie:

Verwaltung → Objekte & Wohnungen → Einstellungen

Wählen Sie auf der linken Seite „Optionen“ und anschließend rechts das Register
„DATEV/CAEXIM-Modul“.

DATEV-Kontenrahmen auswählen

Hier können Sie den DATEV-Kontenrahmen voreinstellen.

Zur Auswahl stehen:

• SKR03

• SKR04

Zusätzlich können eigene DATEV-Konten angelegt werden (siehe weiter unten).

Sachkontennummernlänge festlegen

In derselben Maske stellen Sie die Sachkontennummernlänge ein.

⚠ Wichtig: Die Länge aller zugeordneten DATEV-Kontonummern (ohne führende Nullen und außer Debitoren/Kreditoren) darf die eingestellte Länge nicht überschreiten.

Besonderheiten bei Debitoren und Kreditoren

Debitoren und Kreditoren müssen immer eine Stelle mehr haben als die eingestellte Länge der übrigen Konten.

Beispiel 1:
Eingestellte Länge = 4

• Debitoren/Kreditoren → 5-stellig (10000–99999)

• Andere Konten → maximal 4-stellig (<1000)

Beispiel 2:
Eingestellte Länge = 7

• Debitoren/Kreditoren → 8-stellig (10000000–99999999)

• Andere Konten → maximal 7-stellig (<1000000)

Speichern Sie die Einstellungen anschließend.

DATEV-Konten im Kontenrahmen zuordnen

Öffnen Sie:

Verwaltung → Konten

Im Kontenrahmen ordnen Sie jedem Konto, das an den Steuerberater übergeben werden soll, ein DATEV-Konto zu.

Vorgehensweise:

1. Doppelklick auf das gewünschte Konto
2. Beim Feld „DATEV-Konto“ auf das Lupen-Symbol klicken
3. DATEV-Konto auswählen
4. Mit „Auswahl“ bestätigen

Über den Schalter „Neu“ können eigene DATEV-Konten angelegt werden.

Umsatzsteuer korrekt exportieren

Wenn die Umsatzsteuer einzelner Buchungen exportiert werden soll:

1. DATEV-Konto bearbeiten
2. Häkchen setzen bei
   „Kein Automatikkonto (UST-Schlüssel exportieren)“

Nur so wird der UST-Schlüssel korrekt an DATEV übergeben.

Wichtiger Hinweis zu Bankkonten

Auch bei aktiven Bestandskonten (Banken) muss zwingend ein DATEV-Konto hinterlegt werden.

Besonderheiten bei Einnahmen

Variante 1: Nur Zahlungseingänge exportieren

Wenn lediglich die Zahlungen der Debitoren (Bewohner/Eigentümer) exportiert werden sollen:

• Debitor benötigt DATEV-Konto

• Bank benötigt DATEV-Konto

Variante 2: Zusätzlich Sollstellungen exportieren

Falls auch die Sollstellungen übergeben werden sollen:

• Den Vorauszahlungskonten (60000er-Konten im Bereich Einnahmen) ebenfalls ein DATEV-Konto zuweisen

Kontrollliste erstellen

Zur Überprüfung aller DATEV-Zuordnungen:

1. Im Kontenrahmen auf das Drucker-Symbol klicken
2. Bericht auswählen:
   „Liste der Konten über alle Kontenklassen“

Fehlende DATEV-Zuordnungen werden hier schnell sichtbar.

DATEV-Mandanten anlegen

Wechseln Sie zu:

Buchhaltung → DATEV

Klicken Sie auf „Neu“, um einen neuen Mandanten anzulegen.

In der folgenden Maske:

1. Kontaktdaten vervollständigen
2. Im Register „Zugeordnete Objekte“ die zu exportierenden Objekte auswählen
3. Speichern

DATEV-Export durchführen

Klicken Sie auf:

„Primanota und DATEV-Export“

Im nächsten Fenster:

1. Gewünschten Zeitraum auswählen
2. Auf „DATEV-Export“ klicken

Die erzeugte DATEV-Datei kann anschließend z. B. per E-Mail an den Steuerberater übergeben werden.

Optional: DATEV-Buchungsstapel einlesen

Über das Register Buchhaltung finden Sie den Schalter
„DATEV-Buchungsstapel einlesen“.

Mit dieser Funktion können Buchungsstapel aus DATEV importiert werden.

Nach dem Einlesen werden automatisch:

• Offene Posten erzeugt
• Bei Bedarf Überweisungen erstellt

Voraussetzungen

• Es muss eine gültige CSV-Datei aus DATEV vorliegen

• Alle in der Datei enthaltenen Kontonummern (Ausgabekonten und Lieferanten) müssen in Win-CASA vorhanden sein

Fehlende Konten verhindern die Weiterverarbeitung der Umsätze.

Schritt-für-Schritt-Anleitung Import

1. CSV-Datei über das Lupen-Symbol auswählen

2. In der Spalte „Status“ prüfen, ob die Kontonummern erkannt wurden

Optional:

3. Haken setzen bei
   „Überweisungen erzeugen“

Hinweis:
Eine automatische Überweisung wird nur erstellt, wenn beim Lieferanten im Register „Bankverbindung“ vollständige Girokontodaten hinterlegt sind.

4. Klick auf
   „Offene Posten für grüne Positionen erstellen“

Die offenen Posten (Sollstellungen) sowie – sofern aktiviert – Überweisungen werden nun erzeugt.

Tipp: Beachten Sie zusätzlich den Hinweis am unteren Rand der Maske.

Fazit

Die korrekte Einrichtung des DATEV-Moduls ist entscheidend für einen fehlerfreien Datenaustausch mit Ihrem Steuerberater.
Durch die sorgfältige Zuordnung der Konten, die richtige Einstellung der Kontonummernlängen und die Prüfung vor dem Export stellen Sie einen reibungslosen Ablauf sicher.

Zusätzlich ermöglicht das Einlesen von DATEV-Buchungsstapeln eine effiziente Weiterverarbeitung von Buchungen direkt in Win-CASA.