Wenn Sie in Ihrem Netzwerk einen Umzug der Server-Version durchführen müssen, sollten Sie ein paar Punkte beachten, damit dies ohne Probleme abläuft.
INHALTSVERZEICHNIS
- Nachweis-Ordner
- Dateien des CRM-Moduls (falls registriert) und gescannte Belege
- Sicherungen erstellen
- Installation der neuen Server-Version
- Wiederherstellung der Sicherungen
- Firewall einstellen
- Anhang 1: Pfade im Netzwerk
- Anhang 2: Windows-Firewall konfigurieren
Nachweis-Ordner
In der Regel sollten alle Win-CASA-Arbeitsplätze (einschließlich der Server-Version) im Register Verwaltung – Einstellungen – Nachweisdokumente den gleichen Pfad eingestellt haben (siehe Anhang 1: Pfade im Netzwerk). Ist dies nicht der Fall, muss vor dem eigentlichen Umzug der Server-Version noch eine Aktualisierung erfolgen.
Gehen Sie in das Register Verwaltung - Objekte & Wohnungen - Weitere Funktionen - Dokumente/Nachweise und klicken Sie in dem neuen Fenster auf die Schaltfläche „Dokumente-Dateiordner“. Diese Aktion öffnet den „Umzugs-Assistenten“ für Nachweise. Da Win-CASA nur die Pfade zu den Nachweis-Dokumenten speichert, erhalten Sie in der Mitte des neu geöffneten Fensters eine Auflistung von Pfaden, in denen laut Ihren Nachweisen, Dokumente zu finden sein sollten. Idealerweise sollte in der Auflistung nur ein Pfad aufgeführt sein. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie die Nachweise noch umziehen lassen.
Nachdem Sie das Ziel ausgewählt und auf „Ausgewählten Ordner verschieben“ geklickt haben, versucht Win-CASA die Nachweise des markierten Ordners in das Ziel umzukopieren und die Pfade in den Nachweisen zu aktualisieren. Das funktioniert aber nur, wenn die Dateien auch wirklich noch an dem Ort liegen. Sollte die Datei im angegebenen Pfad nicht vorhanden sein, wird der Nachweis auch nicht aktualisiert. Es kann daher sein, dass Sie diese Aktion von jedem Arbeitsplatz-Rechner durchführen müssen, weil eventuell die Nachweise auf unterschiedlichen Rechnern erstellt wurden.
Dateien des CRM-Moduls (falls registriert) und gescannte Belege
Vorgänge:
Für die Vorgänge des CRM-Moduls (Objektmanagement) können Dateien (Briefe, E-Mails) zugeordnet werden. Die Ablage erfolgt in einem speziellen Ordner. Dieser befindet sich im eingestellten Nachweis-Ordner (siehe 1.Punkt) und lautet „Dokumente_Vorgaenge“. Sollten sich die Nachweis-Ordner bei den Arbeitsplätzen an unterschiedlichen Orten befinden, sind auch diese Verzeichnisse für die Vorgänge mehrmals vorhanden. In dem Fall müssen Sie die Ordner jeweils in den neuen Nachweis-Ordner verschieben und zusammenführen.
E-Mail-Ordner:
Mit dem CRM-Modul erhalten Sie auch die Möglichkeit, den internen E-Mail-Client zu verwenden. Die E-Mails des Clients werden nicht in der Datenbank abgelegt, sondern extern, auf ihrer Festplatte gespeichert. Dieser Pfad wird in den Daten der einzelnen E-Mailkonten eines Mitarbeiters hinterlegt (Register Verwaltung – Verwalter – Verwalter markieren und Bearbeiten – Mitarbeiter unten auswählen und einen Klick auf „Daten“ – Register „E-Mail-Konto konfigurieren“ – „E-Mailkonto bearbeiten“). Hier haben Sie im unteren Teil des Fensters die Pfad-Angabe zu dem E-Mail-Ordner.
Den angeführten Ordner können Sie dann auf den neuen Server umkopieren und den neuen Pfad beim Mitarbeiter hinterlegen. Achten Sie darauf, dass es ein Netzwerk-Pfad ist, kein lokaler, da der angemeldete Benutzer sonst keinen Zugriff hat.
Gescannte Belege:
Mit Win-CASA können Sie Dokumente einscannen und den Buchungen zuordnen. Die Ablage erfolgt in einem speziellen Ordner. Dieser befindet sich im eingestellten Nachweis-Ordner (siehe 1.Punkt) und lautet „buchhaltung_belege“. Sollten sich die Nachweis-Ordner bei den Arbeitsplätzen an unterschiedlichen Orten befinden, sind auch diese Verzeichnisse für die Vorgänge mehrmals vorhanden. In dem Fall müssen Sie die Ordner jeweils in den neuen Nachweis-Ordner verschieben und zusammenführen.
Sicherungen erstellen
Haben Sie eventuelle Aktualisierungen der Nachweise (siehe 1. Punkt) durchgeführt, erstellen Sie mit Win-CASA eine Daten- und, falls der Berichtsdesigner (kostenpflichtiges Zusatzmodul) bei Ihnen registriert ist, eine Berichte-Sicherung. Beide Sicherungen können Sie in Win-CASA über das Register Verwaltung Datenbank durchführen (siehe Bild). Die Nachweis-Sicherung müssen Sie in dem Fall nicht durchführen, da Punkt 1. dieser Anleitung durchgeführt wurde.
Installation der neuen Server-Version
Es reicht leider nicht aus, den Installationsordner von Win-CASA (welcher meist unter C:\Programme (x86)\Win-CASA2022 liegt) von dem alten Server nur auf den neuen Server zu kopieren, da der Firebird und andere Dateien benötigt werden. Deshalb ist eine Installation notwendig. Dazu können Sie den Installations-Link verwenden oder falls die Links nicht zur Verfügung stehen, die Testversion von unserer Internetseite herunterladen und installieren.
Sollte die Win-CASA Server-Version über den Link installiert werden, müssen Sie vor der Wiederherstellung der Sicherungen die aktuelle Service-Datei von unserer Internetseite herunterladen und installieren. (Diese finden Sie über www.software24.com ganz oben über den Menüpunkt "Downloads", danach auf die Option "Aktuellste Win-CASA Version (für Kunden) - Zum Download") und öffnen diese nach erfolgtem Download. Nach dem Öffnen der Datei wird ein Assistent starten, der Sie durch die weitere Installation führt. Wichtig: Bitte dies auf allen Rechnern durchführen, an denen Win-CASA installiert ist.)
Durch die Installation der Testversion haben Sie bereits die aktuelle Version und müssen die Service-Datei nicht erneut herunterladen und installieren. Durch die spätere Wiederherstellung der Datensicherung wird die Testversion umgewandelt in Ihre erworbene Vollversion.
In der Regel ist es möglich, die Server-Version im Programme-Ordner des Betriebssystems zu installieren. Da es aber durch verschärfte Sicherheitsmaßnahmen zu Verbindungsproblemen kommen kann, wird empfohlen, die Server-Version an einem anderen Ort als den Programme-Ordner zu installieren.
Wiederherstellung der Sicherungen
Wurde die Server-Version erfolgreich installiert, können Sie über Register Verwaltung Datenbank die Daten-Sicherung und die Berichte-Sicherung nun wiederherstellen.
Firewall einstellen
Win-CASA verwendet den SQL-Server Firebird. Dieser arbeitet standardmäßig als Dienst und benötigt für die Kommunikation mit den Arbeitsplätzen den Port 3056. Daher sollte dieser auch in der Firewall freigegeben sein. Das Installationsprogramm von Win-CASA erstellt automatisch am Server die entsprechenden Portfreigaben in der Windows-Firewall. In den Fällen, in denen das nicht möglich sein sollte, folgen Sie bitte der Anleitung im Anhang 2: Windows-Firewall konfigurieren.
Bitte beachten Sie, dass das Installationsprogramm lediglich für die Windows-Firewall die Portfreigabe automatisiert erstellen kann. Für alle anderen Firewall-Programme wenden Sie sich bitte an den Hersteller, um den Port 3056 am Server freizugeben.
Anhang 1: Pfade im Netzwerk
Win-CASA speichert keine Dateien, denen Objekte, Wohnungen oder Nachweise zugeordnet werden können in der Datenbank ab, sondern speichert lediglich die Dateipfade zu den Dateien in die jeweilige Datenbank ab. Z.B.: C:\Dokumente\Objekt_997\Nebenkostenabrechnung_20XX.pdf
Wenn eines der Programme im Netzwerk betrieben wird kann es als Beispiel zu folgendem Problem kommen:
Am Arbeitsplatz A wird ein Nachweis generiert und die Datei C:\Dokumente\Haus_997\Nebenkostenabrechnung_20XX.pdf zugeordnet. Arbeitsplatz B möchte sich diesen Nachweis anschauen und das Dokument dazu aufrufen. Dieser bekommt aber nur die Meldung „Das Dokument wurde verschoben oder entfernt. Wählen Sie ein neues Dokument aus.“.
Die Ursache ist folgende: Arbeitsplatz A hat das Dokument bei sich auf dem Rechner unter C:\Dokumente\Haus_997\Nebenkostenabrechnung_20XX.pdf abgespeichert. Nun versucht Win-CASA am Arbeitsplatz B auch das Dokument unter C:\Dokumente\Haus_997\ aufzurufen, was es aber nicht kann, da dieses Dokument nicht hier, sondern bei Arbeitsplatz A vorhanden ist.
Das gleiche gilt auch bei Bildern, die den Objekten oder Wohnungen zugewiesen sind.
Lösung:
Als erstes müssen alle Dokumente und Bilder zentral auf einem Rechner abgelegt werden, auf dem alle Arbeitsplätze über das Netzwerk Zugriff haben.
z.B.: auf dem Server -> D:\Dokumente_Bilder
Als nächstes wird dieser Ordner im Netzwerk, mit Lese-/Schreibzugriff für alle beteiligten Arbeitsplätze, freigegeben.
Danach muss an allen Arbeitsplätzen, welche Win-CASA installiert haben (einschließlich Server), ein Netzlaufwerk mit gleichem Laufwerksbuchstaben erstellt werden. Starten Sie dazu den Windows-Explorer oder öffnen den Arbeitsplatz und gehen auf Menü Extras – Netzlaufwerk verbinden. Wichtig ist, dass überall der gleiche Laufwerksbuchstabe vergeben wird. Auch an dem Server (wenn dort das Win-CASA installiert ist und damit gearbeitet wird) muss dieses Netzlaufwerk erstellt werden.
Wenn Sie in Zukunft Dokumente und Bilder den Nachweisen oder Objekten zuweisen, müssen Sie stets das neue Laufwerk (wie in diesem Beispiel, das Y:\ Laufwerk) auswählen und die Dateien zuordnen.
Damit ist sichergestellt, egal welcher Arbeitsplatz Zugriff haben möchte, dass die Datei gefunden und auch aufgerufen werden kann. Zum anderen wird die Sicherung dieser Dateien vereinfacht.
Anhang 2: Windows-Firewall konfigurieren
Angesichts von Virenprogrammen, Trojanern etc. sind Computer heutzutage durch eine Firewall geschützt. Wenn auf Ihrem Win-CASA -Server eine Firewall aktiv ist, muss diese so konfiguriert werden, dass einem Win-CASA-Netzarbeitsplatz der Zugriff auf die Win-CASA-Datenbank auf dem Server erlaubt wird. Ansonsten erhalten Sie beim Start von Win-CASA auf einem Netzarbeitsplatz die Fehlermeldung „Eine Verbindung zur Win-CASA Datenbank konnte nicht hergestellt werden.
Netzwerkverbindung wurde verweigert.“ oder „Unable to complete network request to host: …“.
Der Zugriff auf die Firebird-Datenbank wird technisch über einen sogenannten Port (=Tor) ermöglicht. Der Firebird-Datenbankserver ist auf Port 3056 eingestellt und muss somit in der Firewall freigegeben werden, damit ein Zugriff auf die Datenbank erlaubt wird. Im Beispiel weiter unten wird gezeigt, wie der Port in der Windows-Firewall freigegeben wird. Wenn Sie eine Firewall eines anderen Herstellers installiert haben, schauen Sie bitte in der Hilfe des Herstellers nach, wie ein Port freigegeben werden kann.
Beispiel Windows-Firewall (Windows 8 oder neuer):
Öffnen Sie die Windows-Systemsteuerung und rufen den Eintrag Windows-Firewall auf. Um einen Port freizugeben, müssen Sie in der Windows-Firewall auf der linken Seite auf die Auswahl „Erweiterte Einstellungen“ klicken. Es öffnet sich ein neues Fenster „Windows-Firewall mit erweiterter Sicherheit“. Klicken Sie auf der linken Seite auf „Eingehende Regeln“ und dann rechts auf „Neue Regel“, um den Assistenten zur Freigabe eines Ports zu starten.
Im ersten Schritt des Assistenten wählen Sie die Option „Port“ aus und klicken auf „Weiter“. Im folgenden Fenster wählen Sie die Einstellung „TCP“ und tragen beim Eingabefeld „Bestimmte lokale Ports“ die 3056 ein. Klicken Sie hier ebenfalls auf „Weiter“. Im nächsten Schritt geben Sie an, dass Sie die Verbindung zulassen möchten. Nachdem Sie auf „Weiter“ geklickt haben, erscheint die nächste Maske. In dieser lassen Sie die aktivierten Optionen „Domäne, Privat, Öffentlich“ aktiviert und gehen über „Weiter“ zum letzten Schritt des Assistenten. Nun müssen Sie nur noch eine Bezeichnung für die neue Regel angeben. Sie können hier z.B. Firebird oder Win-CASA eintragen.
Abschließend muss der Computer neu gestartet werden, damit die Firewall eine Verbindung von einem Netzarbeitsplatz auf die Win-CASA-Datenbank des Servers zulässt.
