Wenn Sie Ihre zu verwaltenden Objekte an andere Hausverwaltungen übergeben oder die Objekte verkauft werden und nicht mehr von Ihnen verwaltet werden, gibt es in Win-CASA einen Trick diese zu archivieren. Die Objekte sollen ja in der Regel weiterhin für spätere Rückfragen zur Verfügung stehen und nicht komplett aus Win-CASA gelöscht werden. Daher gibt es zwei Möglichkeiten:
Möglichkeit 1:
Sie erstellen in Win-CASA im Register „Sonstiges“ eine Datensicherung. Wichtig ist, dass diese Datensicherung in einen Ordner abgelegt wird worauf Sie auf jeden Fall zugreifen können. Denn anschließend löschen Sie das gewünschte Objekt aus Win-CASA mit allen Mietern, Eigentümern, Abrechnungen und Buchungen. Sollten zu einem späteren Zeitpunkt rückfragen zu diesem Objekt kommen, können Sie die Datensicherung jederzeit in Win-CASA ebenso im Register „Sonstiges“ wiederherstellen. Wichtig ist natürlich, dass Sie vor der Wiederherstellung der oben genannten Datensicherung wiederum eine Datensicherung von Ihrem neuen Bestand anlegen, damit der bis dahin gebuchte Fortschritt nicht verloren geht. Diese Datensicherung können Sie danach wieder herstellen.
Möglichkeit 2:
Sie erstellen in Win-CASA im Register „Verwaltung“ oben bei „Verwalter“ einen neuen Verwalter. Diesen können Sie z.B. „Archiv Verwaltung“ nennen. In den Verwalter-Daten können Sie nun auf der rechten Seite den „Status ändern“ von „Alle Objekte anzeigen“ zu „Nur Objekte anzeigen, die diesem Verwalter zugeordnet sind“. Speichern Sie die Einstellung ab. Diese Einstellung muss auch bei allen anderen Verwaltern die Sie haben durchgeführt werden. Nun öffnen Sie die zu archivierenden Objekte und klicken im Register „Verwalter und Vergütung“ auf „Neu zuordnen“ und wählen den eben erstellten Verwalter „Archiv Verwaltung“ aus und peichern diese Änderung. Beim Neustart von Win-CASA melden Sie sich dann nur bei Bedarf mit der „Archiv Verwaltung“ an. Ansonsten wählen Sie ganz gewöhnlich Ihre normale Hausverwaltung als Verwalter aus und die alten Objekte erscheinen dort nicht mehr, da der Status vorhin umgestellt wurde auf „Nur Objekte anzeigen, die diesem Verwalter zugeordnet sind“.
